『花のある暮らし』へようこそ。
ブログにご訪問頂きありがとうございます。
日々の暮らしに花と癒しをテーマに書いているブログですが、今年からは頂いた疑問や質問にもお答えしています。
直接お花と関わりのない内容ではありますが、宜しければお付き合いくださいませ。
今年の秋は、今回がデビューの生徒様と共同でイベントへの出店を予定しています。
そこで前回の「出店するハンドメイドイベントの選び方」に引き続き、事前に揃えるべき準備物について解説していきます。
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ジャンルを超えて、これからイベントへの出店を検討されているハンドメイド作家さんの参考になれば幸いです。
イベント出店する際には何が必要？
一言でハンドメイドイベントと言っても、前回のブログに書いたように屋外だったり、ホール貸し切りだったりと言った感じで、様々な条件があります。
また、自分自身の出店形態も、販売かワークショップかで揃えるものが変わります。
受付～搬入・搬出時
まず、自分のブースを設営しないと始まらない訳ですが、その準備。
前日に搬入可能か、当日の朝にしないといけないのかは、そのイベント毎に異なります。
出店要綱をよく読んで、何日の何時から搬入可能かしっかり確認しましょう。
- 出店者証・駐車場証
- 会場案内図
- 出店規約
- ゴミ袋
- 台車やスーツケースなど
- 掃除用具
イベントによって条件が異なるので、必ずしも全て必要なものという訳ではありませんが、受付と搬出入に必要な準備物は以上の通りです。
ひとつひとつ、解説していきますね。
出店者証・駐車場証
これは、イベントによって事前に発行される場合と、そうでない場合があります。
これがないと受付できませんという運営団体や、受付後に出店者証を渡されることもあります。
受付時に必要なものをしっかりと確認しておきましょう。
会場案内図
たいていが、会場の広いエリア内で、床に各ブースを示す印が付いているだけの場合がほとんどです。
また、案内図と実際の位置が微妙にずれていることもあります。
設営の前にきちんと確認ができるように、会場案内図は必須です。
出店規約
特にトラブルもなく、何も困ったことが起きなければ登場する機会はないかもしれません。
とはいえ、屋外イベントで突然雨が降ってきたけど、勝手に撤収していいの？？など、思いがけないハプニングは起こり得ます。そして、そういったことは規約にきちんと書かれています。
スマホ等の画面でいつでも確認ができる、プリントアウトして携帯するなど、備えあって憂いなしです。
ゴミ袋
自分が出したごみは、きちんと持ち帰りましょうね。
丸一日その場所で過ごします。なにかしら、ごみは出て来ますよ。
台車やスーツケースなど
公共交通機関を利用して搬入をされる方は、極力コンパクトにまとめてらっしゃるかと思います。スーツケースなどの、キャスターが付いて持ち運びが楽なものが良いですね。
自家用車等で現地まで必要なものを運ばれる方は、駐車場からブースまで距離があることも。素早く搬入ができるように台車があれば便利です。
掃除用具
イベント終了した後は、周りをキレイに片づけていくのがマナーです。
特に、ワークショップをされる場合は下にゴミが落ちることもあり得ます。
屋内のイベントの場合は、会場の物を借りることが出来るケースもありました。
立つ鳥跡を濁さずです。
設営の為の什器・ディスプレイ類
お隣や背中合わせのブースの方のものが重なってる部分があり、少し分かりづらくて申し訳ないです。
これは、過去に実際に私が出店した際のブースの写真です。
毎回少しずつ改良を加えているので、現状はこれではないですが参考までに。
また、初めての方は自分のブースの設営にどれくらいの時間が掛かるのか？一度ご自宅で実際の設営をしてみて掴んでおくのをお勧めします。
準備した什器やディスプレイが思ってたのと違う！
1時間あれば設営できると思ってたけど、間に合わなくてイベント始まっちゃった！
なんていうことがないようしたいですね。
- タープやテント、重し
- テーブルとイス
- テーブルクロス
- テープ（ガムテープ、養生テープ）・荷造り紐
- ディスプレイ什器やグッズ
- 看板
- POP
- 油性マジックと画用紙
上の写真の設営をするのに使用したもの達です。
詳しく解説していきますね。
タープやテント、重し
屋外イベントの場合、突然の雨や、夏の暑い陽ざしを防ぐのに有難いタープ。
会場によっては、タープやテントが禁止のところもあるので、必ず事前に確認を。
また、強風で煽られて倒れたりすると、周りのブースの方にご迷惑をお掛けしたり、お客様にケガをさせてしまう恐れもあります。
必ず、重しを用意してタープやテントを固定しましょう。
ちなみに、私の場合はハーフサイズのブロックを4本の足それぞれに結びつけています。
また、使用する場合は自分の区画からはみ出さないかもしっかりサイズを確認してください。
テーブルとイス
販売商品を並べたり、ワークショップをしたりするのに必須のテーブル。
1,000~5,000円程度で貸し出し（事前予約）している団体もあります。
今後も継続してイベント出店をする予定なら、毎回借りるよりも買ってしまった方が良いかも知れません。
キャンプテーブルは折りたためて持ち運びにも便利です。
また、椅子を持参する際は、丸椅子がオススメです。コンパクトな丸椅子は、使わない時にテーブルの下に入れたり、重ねて置くことができるのでとても省スペースです。
パイプ椅子も折りたためるから場所とらないよね？と思っていました。でも、実際に使ってみて感じたのは、使わないから畳んで置いておきたくても、地面に置くと場所を取るし、立てるとどこかにもたれかからせる必要があり、意外と邪魔になります。
テーブルクロス
会議テーブルやキャンプテーブルがむき出しよりも、イメージに合ったテーブルクロスが広げてあると華やかになり、ブース全体の完成度がアップします。
また、お客様側の足元をすっぽり覆ってしまう通常よりも大きめのクロスを使うのがオススメ。
搬入の時に使った段ボールや、追加の商品、ラッピンググッズなど、テーブルの下に置いてある荷物の目隠しになりますよ。
上の写真は、2枚の布を重ねて使っています。
テープ（ガムテープ・養生テープ）・荷造り紐
什器が安定しないから固定したい、おもりを括り付けたい。
テーブルクロスを固定したり、意外と幅広く使えますよ。ガムテープよりも高価ではありますが、養生テープの方が跡が残らないので気軽に使えます。
ディスプレイ什器やグッズ
ただ、商品を平置きに並べるだけよりも、高さを出した方が断然いい！お客様も商品を見やすく、プロっぽさも出るかなと感じます。
小さめのカラーボックスや、ラティスを組み合わせたり、次の「販売の為に必要なもの」の項に登場する写真の左側のアイボリーのラックは、すのこを3枚組み合わせて手作りしました。
この時、あまり背が高すぎるものは圧迫感を感じさることもあります。また、ブース全体に壁のようにそびえ立たせると、接客の妨げにもなりますので注意が必要です。
うっかり倒したりしないように、固定することもお忘れなく。
それ以外に、同じアイテムがたくさんある時などはカゴにまとめたり、散らかった印象にならないようにしたいです。
また、独自の世界観を出すために、販売商品以外にブースを飾るためのアイテムを使うのも楽しいです。
看板
看板と言っても、大掛かりなものではないのでご安心を。
私の場合は、三角形に切った色画用紙に文字を書いて、麻紐に取り付けてガーランドのように使ったり、小さなトールペイントのボードだったり。
お店の名前を憶えて欲しい人は、作って損はありません。
POP
どういう商品なのかとか、他で手に入るものとは違う特別なアピールポイントとか。
手作りのPOPでお客様に伝えたいものです。
油性マジックと画用紙
イベントを開催していく途中で、周りのブースを観察したり、お客様の反応を見たりしながらいろいろ変更したい点も出て来ます。
途中でPOPを書き換えたり、新しくPOPを作り足したりできるように、カラーの油性マジックや厚めの紙を準備しておくと咄嗟の時に役に立ちます。
販売の為に必要なもの
作品を販売するために必要なものは、作品以外にもいろいろありますよ～。
作った作品を売るんだから、商品があればそれでいい…なんて訳ではありません。
- 名刺（ショップカード）
- 販売作品
- 値札
- 電卓
- 領収証（印鑑・印紙）
- おつり
- ラッピング用品やレジ袋
- ハサミとマスキングテープ
- 鏡
- ハンドメイドに使用する工具類と材料
では、ひとつずつ順番に開設をしていきます。
名刺（ショップカード）
イベントの運営団体によっては、受付の際に提出が必須のところもあります。
売ったものに何かあった時、その責任は運営している主宰者ではなくて、各ブースの出店者にあります。
後からお客様が連絡したい時、直接連絡が取れるように、メールアドレスや電話番号の記載をして必ずお渡ししましょう。
また、当日お越し下さったお客様から、後日ショップカードを頼りにオーダーを頂いたこともありますよ。
作品の片隅に、ご自由にお持ち帰り頂けるように設置しておきましょう。
他にも近くのブースのハンドメイド作家さんと名刺交換することもあります。
今後の活躍の機会を作るツールでもあります。
販売作品
必須過ぎていうまでもないですが、販売するための作品達。
ラッピング済のものを並べると、販売する際に手間がなく効率的ではありますが、ラッピングなしの方が商品のイメージが伝わりやすいというメリットもあります。
私の場合は、半々くらいで準備しています。
また、10円単位や100円単位などで商品の価格設定をすると、計算も楽な上に後述の釣銭も少なくて済むのでいいことづくめです。
例えば、一円でも安くして購買心理を掻き立てたいところではありますが、198円で設定するよりは税込み200円の方が明快で会計もスムーズです。
値札
これって気になるけどいくらなんだろう？と思っても、こういったイベントでは手に取りづらい、聞きづらいというお客様もいらっしゃいます。
見ただけで一目で価格が分かるように値札を付けておくのが良いですね。
大きい商品には、アイテムごとに個別に。同じものがたくさんあってカゴ等にまとめてある時は、目立つようにかごに取り付けるのも分かりやすいです。
電卓
私は暗算が苦手なので…。
お会計の時のお助けアイテムです。スマホの電卓機能でもよいですね。
うろたえないように、使い慣れたものを。
領収書（印鑑、印紙）
ハンドメイドイベントでの領収書は必須ではありませんが、お客様からのご希望があればお渡しする義務があります。
また、5万円以上の領収書には収入印紙を貼る必要があります。
私の場合は、数百円のものがメインなので準備したことはありませんが、販売アイテムが高額な方は検討の余地ありです。
おつり
近くに稼働しているATMがあれば話は別ですが、基本的にイベント開催中の両替はできないと考えた方が良いです。途中で近隣のお店などで両替してもらうことのないように釣銭を準備しましょう。
先にも書きましたが、商品の価格設定した最小金額以下の硬貨は準備する必要がありません。
例えば、自分が全ての商品を、税込みで100円未満を四捨五入して価格設定しているならば、1円、5円、10円硬貨は準備する必要がありませんね。
ラッピング用品・レジ袋
イベント期間中はスペースも時間も限られているので、現地でラッピングするなら簡単にできるものを準備します。
また、レシートや領収証がないハンドメイドのイベントでは、袋に入っているか否かで購入済かどうかの目印にもなります。
ハサミとマスキングテープ
ラッピングをしたり、急遽POPを作り足したりとはさみは意外と使います。
また、セロハンテープではなくてマスキングテープを準備しておくと、お買い上げいただいた商品を入れた袋の封をしたり、テーブルクロスや什器を留めたりするのにも、跡が残らない上にオシャレで便利です。
筆記用具（ペン・メモ帳）
備忘録や、お客様とのやり取りのメモに。
鏡
販売する商品次第ではありますが、アクセサリーや髪飾りなどの身に付けるものを販売する場合は、準備しておくべきもの。お客様が選びやすくなります。
ハンドメイドに使用する工具類と材料
どこまでサービスをするか？お客様の要望に応えるか？ということで準備するか否かが決まります。
例えば、アクセサリーを販売される方はイヤリングの金具からピアスの金具に交換したり。この場合は、お直し後に後日発送という方法もありますので、自分がどうしたいのかをきめましょう。
ワークショップの為に必要なもの
ワークショップであっても、ＰＯＰやショップカード、おつりと言った販売する時に必要なものは全て準備します。
ただし、テーブルクロスは布製よりも使い捨てのビニール袋にしたり、お客様が椅子に座って作業をする妨げにならないように足元がスッキリさせた方が良いですね。
そして、それとは別に、作るという作業をする為に必要なものを揃えます。
- 材料
- 工具類
- ウエットティッシュ
- 新聞紙や耐水性のランチョンマット
材料
その場で製作体験をして頂くワークショップは、ハンドメイド作品の代わりに材料を準備します。
混乱を避けてスムーズに流れるようにするため、あらかじめ材料の下準備は済ませておきます。ワークショップの所要時間は極力短くなるようにします。
色やデザインを選べる場合は、キットのようにパッケージしたものから選んで頂くともたつきません。
また、作品サンプルがあるとお客様に伝わりやすいです。
工具類
製作体験に必要な道具類を持参します。
電動工具やグルーガンなどを使用したい場合は、会場で電源を借りることが出来るかどうか確認しましょう。出店要綱に書いてあることもありますよ。
ウェットティッシュ
製作するのに汚れた手を拭いてもらったり、体験後に次の方が席に疲れる前にテーブルやいす、道具類を拭いておきます。
消毒の場合は、除菌ウエットティッシュやで拭き上げたり、キッチンペーパーと除菌スプレーという組み合わせもありです。
新聞紙や耐水性のランチョンマット
どんなワークショップで、どれくらい汚れるか次第ではありますが、たくさんゴミが出たり、液体を使用したりする場合はお一人終わられる毎にまるごと捨てられるのが便利です。
あると便利！過去の経験からのお役立ちグッズ
準備物ではないのですが、看板娘になった娘の髪には、当日販売していたヘアゴムが付いています。もちろん、私の髪にも別のアイテムを付けていました。
アパレルショップの店員さんが、お店で売ってるお洋服を着て接客しているイメージですね。
他にも、何事もイベント次第、会場次第ではありますが、持って行った方がよい物たちです。
- 食事・飲み物
- 席外しカード
- 防寒、防暑グッズ
- レジャーシート
- ホワイトボード
- サコッシュやボディバッグなど
- 売上管理表
- チラシ
- 除菌グッズ
この他にも、何度もイベントに参加されるうちに、これが必要！と思うものが出て来るかと思います。臨機応変に対応されて行ってくださいね。
食事・飲み物
イベント開催中、長時間席を空けるのは出来たら避けたいです。
お昼ご飯や飲み物、おやつなどは準備しておくと、途中で買いに行く必要がないのでお勧めです。また、近くでお手洗いを借りることが出来る場所も確認しておきましょう。
席外しカード
朝から夕方まで長時間に亘ります。
先述した通りどうしても、自分のブースから離れる必要が出て来ますね。
複数人で参加される場合は、交代でブースを離れることも出来ますが、お一人の場合は『ただいま席を外しております』『10分程で戻ります』といった内容を記した席外しカードを準備してきましょう。
防寒・防暑グッズ
屋外のイベントであれば、朝夕と日中の温度差も大きいです。
また、温度管理がされた室内であっても、空調の位置によっては暑すぎたり寒すぎたりもあり得ます。
熱中症対策や寒さ対策に、温度調節できるものを準備しておきましょう。
レジャーシート
これは、地面に敷くためではありません。
屋外のイベントで、突然雨が降ってきた時に一時しのぎに作品にかぶせて守るのに役立ちます。
大雨でそのまま撤収するにしても、その間に大切な作品が濡れないようにしたいですね。
また、席外しの時に商品に掛けておくと使い方もできます。
ホワイトボード
設営に必要なものに、マジックと紙と書きましたが、ホワイトボードにカラフルなマーカーも使いやすかったです。
サコッシュやボディバッグなど
席外しの時、売り上げや釣銭を置いたまま･･･という訳にはいかないですよね。
また、椅子に座って接客するのか？ブース内のどこかに立って接客するのかでも違いますが、釣銭を身に付けていた方が楽な場合もあります。
ただし、一日硬貨をぶら下げているのは肩が凝るので臨機応変に。
売上管理表
文字通り、お客様にお買い上げいただいた商品を記入していきます。
領収証もないハンドメイドイベントですが、何がどれだけ売れたのかは確定申告の為にもきちんと把握する必要があります。
お会計の都度、値札をはがして残しておくと言うのも一つの方法ですが、私の場合は手帳に表を作って管理しています。
アイテム名、個数と金額だけでなく、男性か女性か、大人か子供かも記録しています。
イベント毎に、次はどういうアイテムを準備したらいいのかの傾向が見えてきますよ。
チラシ
ブースに立ち寄って下さったお客様は、少なからずあなたの作品に興味があるということ。
せっかくの機会なので、チラシを準備して渡したいですね。
次回出店予定のイベントのこと、普段の活動のこと、イベント以外ではどこで作品が購入できるのかなどなど、お伝えできるものを作りましょう。
除菌グッズ
お客様や、自分自身の手指消毒用に
いかがでしょうか？
イベントの条件や販売アイテムによって、これが正解というのはないと思います。
私自身、まだまだ試行錯誤をして出店している身ではありますが、初めての方の参考になれば幸いです。
初めてもイベント出店、成功しますように！！
ハンドメイド作家さん必読！
宜しければ、こちらも合わせてお読みくださいね。
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